De Covid-19-crisis heeft ons in vele opzichten geleerd om nieuwe vormen van sociaal contact te vinden, om digitale groepen te creëren met digitale tools om aldus te blijven communiceren met onze familie, vrienden en collega's. We raakten eraan gewoon om een scherm met de gezichten van onze collega's te zien en heel wat ondernemingen konden dankzij die nieuwe reflexen blijven werken zoals gewoonlijk, of toch bijna. Velen zijn voortaan overtuigd van de voordelen van telewerk.
Maar ondanks die tools waarmee we contact kunnen houden en kunnen blijven communiceren, kan een videogesprek een face-to-faceconversatie niet altijd vervangen. Zwakke signalen zijn niet altijd zichtbaar op afstand. Veel gebruikers klaagden tijdens de lockdown over 'videomoeheid', deels omdat ze zo veel tijd doorbrachten met video-oproepen en ook omdat het moeilijk is om op het scherm de lichaamstaal te ontcijferen, en al zeker met meerdere personen op het scherm.
Naar welk type kantoor gaan we evolueren?
De verplichte lockdown in tal van landen wordt momenteel wat afgebouwd, en terwijl we nu te maken krijgen met een wereld die ingrijpend is veranderd door maanden van lockdown en onzekerheid, keren de mensen geleidelijk terug naar kantoor.
We weten dat de kantoren waarnaar we terugkeren er anders zullen uitzien dan de kantoren die we hebben verlaten. Toen het open kantoor of de open space populair werd in het begin van de twintigste eeuw, veranderde dat onze manier van werken. De kantoorruimte werd toegankelijker en de werknemers kunnen makkelijker samenwerken. Die tendens heeft zich doorgezet, en veel ondernemingen hebben hun organisatiemodel compleet herzien en creëerden soms een superflexibel arbeidsmodel. En toen kwam Covid-19. Plots gaan we die open ruimten anders bekijken. Uit een studie van de Centers for Disease Control in Zuid-Korea is gebleken hoe makkelijk Covid-19 zich kan verspreiden in een kantoor. Zo testten 94 van de 216 werknemers op een verdieping van een callcenter positief op het virus.
Wat de ondernemingen er onder meer toe aanzet om wijzigingen aan te brengen in hun gebouwen, om zo de overdracht van het virus te stoppen en zich in de toekomst tegen eventuele epidemieën te beschermen. De kantoren zullen er anders uitzien en BNP Paribas Real Estate heeft richtlijnen uitgevaardigd voor de terugkeer naar kantoor, met name het dragen van een mondmasker, minder mensen in het bedrijfsrestaurant en meer afstand tussen de medewerkers op hun werkplek.
Geleidelijke terugkeer naar het werk
Ondanks de veranderingen in onze maatschappij en het nieuwe concept van social distancing lopen de kantoren langzaamaan weer vol. Volgens de gegevens die BNP Paribas Real Estate Property Management publiceerde, verloopt de heropstart anders van land tot land, wat intrinsiek te maken heeft met de manier waarop ze met de pandemie in het land zijn omgegaan en ook met de ernst ervan. In het Verenigd Koninkrijk en in Ierland waren slechts 0 tot 5 procent van de kantoren fysiek bemand, terwijl dat cijfer in Duitsland en Hongarije kon oplopen tot 25 tot 50 procent.
De kantoren lopen langzaamaan weer vol en social distancing wordt een wezenlijk deel van het kantoorgebouw, maar hoe houden we de waarden van het kantoorgebouw in stand? Het kantoorgebouw heeft een functie: mensen bijeenbrengen en aanzetten tot samenwerking en een vlotte communicatie. Maar hoe gaan we dat aanpakken en onze werkplekken toch veilig houden?
Werken op afstand en op kantoor zal hand in hand gaan
Voor velen was het thuiswerk een positieve ervaring. Uit een studie van Slack bij 2.877 kenniswerkers in Amerika is gebleken dat 60 procent vond dat ze thuis productiever waren dan op kantoor. Maar de impact van de lockdown mag wel niet worden onderschat, heel wat mensen hadden last van het isolement, de angst en de eenzaamheid in die periode.
Het verlangen om weer buiten te komen werd maar al te duidelijk, mensen trokken naar buiten, naar parken en stranden, omdat ze graag vrij wandelen en hun naasten willen zien. Thuiswerk kan deel uitmaken van onze werkervaring, maar het is weinig waarschijnlijk dat het de basisregel wordt.
Daardoor rijst de vraag hoe we de social distancing kunnen respecteren zonder de sociale aspecten uit het oog te verliezen. We moeten onszelf voorhouden dat we fysiek afstand houden van de anderen, en niet op sociaal gebied. Het contact wordt niet verbroken. Het kantoor zal meer dan ooit een ruimte zijn waar collega's samenkomen en elkaar waardering tonen en waar menselijk contact mogelijk is. Als we meer thuiswerken, zullen we de tijd op kantoor misschien meer appreciëren.
Om die interactie mogelijk te maken zijn heel wat architecten al beginnen nadenken over hoe we de social distancing kunnen bewaren in de steden zonder ons gedwongen te voelen, met inventieve ideeën voor privéruimten in restaurants en picknickdekens die de afstand van anderhalve meter aangeven. Dat concept zou wel eens succes kunnen hebben op kantoor, want de interactie wordt aangemoedigd door de nieuwe vormgeving van het kantoor en eventueel door een reeks digitale tools waarmee werken op afstand en op kantoor kunnen samengaan.
Zo heeft de British Council for Office bijvoorbeeld gevraagd om de kantoren op korte en lange termijn anders in te richten, wat betekent dat er misschien wel een einde komt aan de tendens van open kantoren die haast honderd jaar lang de bovenhand had. Maar die veranderingen kunnen er alleen komen door het kantoor naar voren te schuiven als plaats voor sociaal contact en samenwerking, in overeenstemming met wat het best werkt voor wie het gebouw gebruikt. Blijft nog de vraag hoe die veranderingen zullen worden ervaren en hoe ze verder zullen evolueren.
