De gezondheidscrisis heeft tal van organisatorische vragen opgeroepen. Zo ook de kwestie van de centrale plaats van de maatschappelijke zetel en de symboliek ervan als beslissingscentrum en zwaartepunt. De gezondheidscrisis door COVID-19 heeft aangetoond dat we op andere manieren kunnen werken, met name dankzij IT-middelen en digitale tools. Wat zijn de sociologische gevolgen van een dergelijk fenomeen? Kunnen we in de komende maanden en jaren fysieke aanwezigheid op het werk koppelen aan een couranter gebruik van telewerk? Hoe kunnen we met behoud van welzijn, vertrouwen en productiviteit op het werk de organisatiestructuur van de onderneming herzien?
De gezondheidscrisis als versneller van nieuwe praktijken
Telewerk kent de laatste jaren een toenemend maar gemengd succes. Het wordt tal van voordelen toegeschreven, maar sommige managers en werknemers hebben zich toch al zorgen gemaakt omdat ze zeker niet het dagelijkse contact met hun teams willen verliezen. Net als elke andere nieuwe praktijk, is ook telewerk geleidelijk en met de ontwikkeling van technologische tools uiteindelijk toch aanvaard. De gezondheidscrisis heeft onze gewoonten door elkaar geschud, zonder overgangsperiode. Er moest meteen worden gereageerd. Geen tijd meer om na te denken. Telewerk moest onmiddellijk en op grote schaal worden ingevoerd.
Door de ongeziene omstandigheden van de lockdown moesten bedrijven zich aanpassen en de grote middelen inzetten om de moeilijkheden van de eerste weken te overwinnen. Ik denk dat deze periode enkel maar de bereidheid tot een dematerialisatie van onze werkposten heeft bevestigd. Uiteraard is er vandaag geen sprake van kalm en georganiseerd telewerk, maar eerder van een 'telelockdown'. We werden verplicht om thuis te blijven, soms in kleine ruimten of met kinderen voor wie we moeten zorgen en niet noodzakelijk met de ideale tools of ruimte om te werken. De bedrijven waren niet allemaal aangepast, en het is wel duidelijk dat de woningen dat ook niet waren. Deze ervaring is dus niet representatief. Toch hebben we onze activiteit kunnen voortzetten, vergaderingen houden en een ritme vinden. We zijn op een omslagpunt aangekomen dat de veerkracht van een systeem heeft bewezen.
In het kader van de versoepeling van de lockdown en voor bepaalde in aanmerking komende profielen zullen we vanaf 11 mei telewerk echt op grote schaal en proefondervindelijk kunnen ervaren. Met inachtneming van de social distancing-maatregelen zullen enkelen naar kantoor terugkeren en anderen thuisblijven. Dit zal een invloed hebben op hoe wij kantoor, woning, vervoer en maatschappelijke zetel en het gebruik ervan zien.
Na de lockdown naar een veralgemening van werk op afstand?
Grote ondernemingen beschikten al over de nodige middelen, maar de kleinere hebben zich moeten aanpassen en ondanks alles oplossingen vinden. Vandaag zijn de installaties er of zijn ze besteld. Een belangrijke stap is gezet. Met de digitalisering van de werktools in een dergelijke context hebben diegenen die deze manier van werken niet noodzakelijkerwijs gewoon waren, heel snel moeten bijleren. Ik denk dat nu aan alle voorwaarden is voldaan en dat deze tendens zich gaat voortzetten en ingeburgerd zal raken.
De recente crisissen hebben de noodzaak aangetoond om van thuis te kunnen werken, om te anticiperen op bepaalde problematieken in verband met klimaat, sociale bewegingen of vervoer. Het gemak van het home office hoeft ook niet meer te worden bewezen. Zo is er de tijd die we minder in het verkeer doorbrengen, met als resultaat een echt comfort en een aanzienlijke tijdswinst. Bedrijven gaan hun kantoorruimten moeten heruitvinden en met nieuwe duurzame communicatievormen komen. Managers gaan hun teams ook op afstand moeten leiden, nieuwe organisatiewijzen invoeren ... dit alles biedt tal van opportuniteiten.
Derde plaatsen en hybride ruimten
Vóór de gezondheidscrisis was de strategie om ruimten zo efficiënt mogelijk te gebruiken en flexibele samenwerkingen aan te moedigen. Het bedrijfsgebouw fungeerde dan als een soort zwaartepunt waar mensen samenkwamen en zo aanzienlijke doorgangsstromen creëerden, met alle gevolgen die we kennen. Het flex office leek toen het ideale antwoord en heeft het begrip van 'ieder zijn eigen bureau' nagenoeg vervangen. Het probleem van de verwisselbaarheid van werkruimten gaat zich voordoen op dezelfde manier als de optimalisering van de al sterk ingenomen open spaces.
Keren we terug naar vast toegewezen plaatsen en een traditionelere inrichting? Wel integendeel! Als we twee tot drie dagen per week op afstand werken, zullen we nieuwe hybride ruimten zien opduiken, die nog moeten worden uitgevonden. Geen residentiële ruimten, bureaus, hotels ... maar een beetje van dat alles tegelijkertijd, derde plaatsen eigenlijk. Coworkingruimten die met de maatschappelijke zetels samenwerken, zullen zich ook moeten aanpassen. Ze zullen een belangrijke rol te spelen hebben en nieuwe vormen moeten voorstellen die aansluiten op de gezondheidsuitdagingen en de nieuwe behoeften van de werknemers.
De nieuwe functies van het bedrijfsgebouw
Telewerk is een evidentie, op voorwaarde dat het wordt begeleid en gestructureerd is. Hier speelt het bedrijfsgebouw een belangrijke en onmisbare rol. Het blijft een plaats voor sociale contacten en opleidingen, een houvast, een teken van identiteit en biedt aanzienlijk meer technologie. Het kantoorgebouw – en zeker de maatschappelijke zetel – is eigenlijk het visitekaartje van het bedrijf, de plaats waar medewerkers, dienstverleners, klanten, jongeren in leer-werktrajecten, stagiaires, nieuwe werknemers ... elkaar kruisen. Het trekt talenten en investeerders aan. Het is een kruispunt van opportuniteiten. Dat wil niet zeggen dat de kantoren minder vierkante meters zullen bieden, maar wel, als ik dat zo mag zeggen, "betere vierkante meters".
We moeten van deze vernieuwde ruimten gebruikmaken om te komen tot een meer kwalitatieve en inspirerende dienstverleningsaanpak. Niets vervangt het contact, het non-verbale, het spontane gedrag om informatie te verkrijgen, een collega weer op weg te helpen, een korte geïmproviseerde vergadering te organiseren, op een problematiek te reageren en in een dossier concreet vooruitgang te boeken. Dat noemen we de informele communicatie. Het werk is ook een plaats voor uitwisselingen, belevingen en ervaringen die enkel het bedrijfsgebouw zal kunnen blijven bieden.
Opiniestuk
Sylvain Hasse, Head of Corporate Services BNP Paribas Real Estate Group
